Guía para Ingreso de Trámites COFEPRIS/CAS [16/mar/2020]

Ingreso de trámites

El 20 de febrero de 2020 se publicó en la sección de la página de COFEPRIS correspondiente a la Comisión de Autorización Sanitaria (CAS), un aviso al público en general conteniendo la guía para el ingreso de trámites, la cual «establece las reglas de presentación y organización que deben exhibir los diversos trámites que se ingresan en cualquiera de sus etapas y está dirigida a toda persona física o moral que presente trámites para la atención de la Comisión de Autorización Sanitaria».

Cumplir ya no es suficiente

Esta guía implica entonces que ya no es suficiente, para solicitar un trámite, cumplir con la totalidad de los requisitos, sino que ahora también deberás tener cuidado en cuestiones de forma como: carátulas, legajos, cantidad de páginas, foliado de hojas, color de empastados, perforación de las hojas, tablas de contenidos, entre otros.

Razón de ser

La razón de ser de esta guía es que, de conformidad con la Ley Federal de Archivos, COFEPRIS es un sujeto obligado y dentro de sus obligaciones se encuentran observar los principios de conservación, procedencia, integridad y disponibilidad de los documentos que ellos producen.

Agilizará el archivo

Cabe recalcar que durante mi estancia en esta Comisión, para archivar expedientes se requería «conformarlos», trabajo que puede ser muy laborioso si dejas que se acumule, ya que involucra foliar y añadir carátulas, además de enlistar los documentos para que en el área de archivo te los reciban sin ningún problema. Una ventaja de la nueva guía es que agilizará de manera sustancial la preparación de los expedientes para su envío al archivo, lo que probablemente se reflejará en disminución de los tiempos de atención y de prevenciones erróneas.

¿De dónde salió?

Sin embargo estas posibles ventajas mencionadas arriba sólo son conjeturas, ya que en ninguna parte del documento se justifica la razón de su existencia ni explica para qué se toman esas medidas, únicamente se declaran como una imposición adicional a la forma de entrega de todo tipo de escritos y solicitudes dirigidos a CAS.

Problema fundamental

Y ese es el problema fundamental que vemos en la nueva guía, se está dando por hecho que el usuario entiende el porqué de esta nueva imposición. A continuación enlistamos algunos de los puntos en que podrían mejorar para la implementación de la guía y otros tantos que nos parecen curiosos o fuera de lugar.

Listado de observaciones

1. Se menciona que el documento es elaborado por un misterioso equipo denominado «Grupo de Trabajo» de CAS y el único nombre que se plasma es el de la Mtra. Elvira Espinosa Gutiérrez, Comisionada de Autorización Sanitaria.
2. El documento está plagado de casos excepcionales por áreas y no se cuenta con una uniformidad de reglas que apliquen de manera global, si dentro de las áreas no pueden unificar criterios de archivo debieron arreglar eso antes de tratar de integrar una guía al respecto.
3. Al momento de la publicación de la guía y dentro de la semana siguiente se le otorgó algo de difusión, pero en marzo no se ha difundido de manera adecuada y muchos usuarios aun no tienen idea de la existencia de dicha guía.
4. En adición al punto anterior, no es una guía sencilla y ajustarse a la misma no parece algo que los usuarios podrán implementar de un día para otro.
5. Desde cierto punto de vista podría parecer que parte de su responsabilidad como sujetos obligados ante la Ley Federal de Archivos, de alguna manera se la están transfiriendo a los usuarios.
6. En el objetivo y alcances de la guía se mencionan palabras como reglas o a quién está dirigido, pero nunca se especifica su obligatoriedad o las consecuencias que tendrán quienes no se ajusten a lo establecido, mucho menos se menciona si consideraron de alguna manera el impacto regulatorio que se podría generar.
7. Y en caso de que esta guía fuera sugerida, COFEPRIS debería dejar claro ese punto y tener más en consideración a sus usuarios, la comunicación no debería ser en todo momento una calle de un solo sentido.

Opinión de ASAink

En ASAink Consultoría, consideramos que tomar medidas para facilitar el trabajo de las áreas técnicas de COFEPRIS no está mal ya que esto puede ser beneficioso también para los usuarios, sin embargo es necesario tener más cuidado con la implementación para que no lo hagan ver tanto como una imposición sino como simples medidas que buscan obtener un bien mayor para todos.